Stimulez l’engagement au sein de votre communauté de veilleurs - 2/3
Dans notre article précédent, nous avons rappelé les enjeux associés à un projet de veille collaborative. Si les bénéfices d’une telle démarche peuvent être attractifs, il n’en reste pas moins qu’engager vos contributeurs et les mobiliser dans la durée peut constituer un vrai défi.
Pour répondre aux promesses du collaboratif, nous vous suggérons de vous focaliser sur quatre objectifs essentiels :
- Démontrez la valeur de votre veille collaborative et exposez ses promesses et bénéfices pour chaque partie prenante. Oui, tout le monde a quelque chose à gagner en vous aidant.
- Entendez-vous sur des règles de collaboration claires. Ca semble tomber sous le sens, mais vous avez besoin de poser un cadre et que chacun soit en phase avec celui-ci.
- Votre projet forme une communauté : donnez-lui une raison d’être et une identité. Et entretenez les liens au sein de cette communauté ; c’est la dynamique et la multiplication des interactions collaboratives qui généreront la valeur que vous recherchez.
- Valorisez vos collaborateurs et soutenez-les. Ça fait partie de la réciproque nécessaire. Cela peut inclure de les aider à monter leurs propres projets de veille collaborative. Auxquels, qui sait, vous contribuerez peut-être.
1 – Montrez la valeur de votre veille collaborative, partagez-en les objectifs, aussi souvent que nécessaire
Idéalement, cette étape est à réaliser avant le lancement de votre veille collaborative. Mais, d’une part, elle est fréquemment oubliée ou sous-estimée, d’autre part, il vous faudra régulièrement faire des piqûres de rappel : à destination d’éventuels nouveaux contributeurs, bien entendu, mais également de ceux déjà embarqués qui peuvent perdre de vue les raisons de leur présence à vos côtés.
Le manque d’engagement des contributeurs à un projet collaboratif est souvent lié au fait que ceux-ci ne perçoivent pas la valeur du travail réalisé, en particulier les bénéfices qu’ils peuvent en tirer eux-mêmes.
Pensez à co-définir vos objectifs communs.
Pour eux, le produit de votre veille est peut-être une « newsletter de plus parmi des dizaines d’autres », ou un « énième benchmark sur un sujet éculé ». Pour contrer cet écueil, il va falloir démontrer à vos contributeurs et aux autres parties prenantes de votre veille que ce projet a du sens.
Offrez une contrepartie à l’engagement de vos contributeurs
Vos contributeurs doivent percevoir le sens de leur engagement à vos côtés. Vous pouvez par exemple commencer par présenter votre veille comme la brique essentielle d’un projet plus global, à l’échelle d’une équipe, d’une direction ou même de l’entreprise dans certains cas. Ceux qui y contribuent participent ainsi à un projet valorisant et valorisé à plus grande échelle.
Par ailleurs, faites en sorte que chacun de vos contributeurs puisse tirer un bénéfice de sa participation à votre projet de veille collaborative. L’idée clef, c’est « donner pour recevoir ». Un collègue veilleur obtiendra un angle de surveillance complémentaire à celui qui est sous sa responsabilité ; un account manager profitera de votre veille collaborative pour approfondir sa connaissance du contexte de ses clients ou d’un secteur d’activités ; un responsable marketing bénéficiera d’une vision plus large des activités des concurrents de son entreprise… Tout le monde a quelque chose à gagner dans la collaboration, soulignez-le.
Plus largement, n’hésitez pas à mettre en place des réunions de partage des fruits de votre veille collaborative : des rendez-vous mensuels de présentation des informations les plus marquantes, des comités éditoriaux pour la sélection du contenu d’une newsletter…
Tous ces moments sont autant d’occasions de favoriser les échanges au sein de votre projet. Ils permettent également de mettre en avant certains contributeurs (volontaires, de préférence…) qui sont invités à s’exprimer et partager leurs lectures et compréhension des enjeux de votre veille pour votre organisation.
Ces aspects seront aussi évoqués dans les objectifs 3 (Entretenez votre communauté) et 4 (Valorisez vos contributeurs) développés dans le prochain article.
Vérifiez régulièrement que vous répondez aux besoins des destinataires de votre veille
Cela semble une évidence, mais faire une veille n’est pas une fin en soi. Ce qui compte, c’est que le produit final réponde aux attentes de l’audience. En mettant en place des échanges réguliers avec vos clients internes, vous vous donnez les moyens de recentrer votre veille si nécessaire, d’explorer de nouveaux sujets et vous pouvez même susciter des vocations à contribuer chez vos lecteurs !
Il est indispensable de répondre aux attentes de l'audiance.
Et n’oubliez pas de partager les feedbacks des lecteurs à l’ensemble des contributeurs de votre veille collaborative. Que vous-mêmes soyez informé, c’est important, mais que cette information soit partagée auprès de la communauté produisant la veille est essentiel. Vous gagnerez en pertinence, en efficacité et en cohésion d’équipe.
Obtenez le support de vos managers
Rappelez que ce travail collaboratif crée une émulation interne, que la richesse et la multiplication des interactions collaboratives soutiennent la créativité et enrichissent l’analyse des contenus ; n’hésitez pas à mettre régulièrement en avant auprès des managers une ou deux informations essentielles issues de votre veille, avec une analyse réalisée grâce au croisement des expertises des contributeurs.
Ainsi, en démontrant aux managers le bénéfice de la veille, ces managers seront d’autant plus enclins à aménager des temps de travail dédiés à cette activité pour leurs collaborateurs.
Plus encore, l’expérience montre que le support et l’implication des managers est un des stimulants les plus efficaces pour la collaboration : les communautés qui génèrent le plus de contributions sont celles dans lesquelles le management contribue le plus.
Inscrivez votre projet dans celui de votre entreprise
Votre veille n’est pas déconnectée des enjeux de votre entreprise, elle y contribue, peut-être modestement, mais sûrement.
Prenez le temps de montrer que votre veille est en phase avec le plan stratégique de votre entreprise ou l’une de ses déclinaisons : elle ne répond probablement pas à tous les enjeux, mais par son champ de surveillance et les analyses produites, elle contribue à un ou plusieurs domaines stratégiques. En ouvrant l’horizon des objectifs de votre veille collaborative, vous maximisez vos chances d’être soutenu au sein de votre entreprise et d’obtenir l’adhésion de vos contributeurs.
2 – Rappelez les règles du jeu de votre veille collaborative
Pour que vos collaborateurs puissent efficacement contribuer à votre veille, il va vous falloir définir quelques règles communes. Pas besoin d’un manuel de 1000 pages ou d’un process en 50 étapes, mais il vous faut a minima préciser :
- Le périmètre de votre veille : ce qui vous intéresse et ce qui est hors-sujet ;
- Comment qualifier et capitaliser une information pertinente, que celle-ci ait été collectée via votre plateforme de veille ou qu’elle provienne d’études externes ou ressources issues de LinkedIn, de Twitter ou d’une exploration du web ;
- Comment mobiliser les points de vue, quel système de mention et notification est disponible ;
- Comment réexploiter une information : les livrables associés à la veille et les process de production.
Une solution simple consiste à donner à vos contributeurs quelques fiches pratiques, simples et ciblées sur un sujet précis : comment taguer une information, comment contribuer à une newsletter, etc…
Vous pouvez également utiliser votre outil de veille collaborative pour cela. Sur Curebot, par exemple, il est aisé d’insérer des encarts descriptifs d’une veille et des pratiques collaboratives associées. Chaque utilisateur peut ainsi éditorialiser son environnement de veille pour qu’il réponde exactement à ses besoins.
Ainsi, quand un de vos contributeurs utilise Curebot, vous pouvez par exemple lui rappeler le périmètre de votre veille (ce que vous recherchez, ce qui est hors-sujet…), lui proposer un certain nombre de tags permettant de capitaliser et remobiliser une information, ou encore lui rappeler en quelques mots comment interagir avec d’autres contributeurs.
Même s’ils ne réaliseront probablement pas une veille complète pendant leurs temps de trajet ou entre deux rendez-vous, ils pourront qualifier et capitaliser quelques articles, ici et là, qui seront autant de ressources informationnelles pour votre veille commune. Ça peut aussi être l’occasion pour eux de prendre le temps de commenter un article tagué par un autre contributeur et enrichir la compréhension commune du sujet de votre veille.
Vous pouvez également utiliser votre outil de veille collaborative pour cela. Sur Curebot, par exemple, il est aisé d’insérer des encarts descriptifs d’une veille et des pratiques collaboratives associées. Chaque utilisateur peut ainsi éditorialiser son environnement de veille pour qu’il réponde exactement à ses besoins.
Ainsi, quand un de vos contributeurs utilise Curebot, vous pouvez par exemple lui rappeler le périmètre de votre veille (ce que vous recherchez, ce qui est hors-sujet…), lui proposer un certain nombre de tags permettant de capitaliser et remobiliser une information, ou encore lui rappeler en quelques mots comment interagir avec d’autres contributeurs.
Autre pratique efficace si vos contributeurs restent contraints par le manque de temps, l’usage du mobile pour faire votre veille. Reprenons l’exemple de la plateforme Curebot. Son interface et ses fonctionnalités sont les mêmes quel que soit le terminal utilisé (PC, smartphone, tablette). Pourquoi ne pas proposer à vos collaborateurs de prendre quelques minutes sur Curebot, tandis qu’ils utilisent leur mobile pour s’informer ?
Avec vos contributeurs et l’ensemble de vos partenaires dans l’entreprise, vous formez désormais un groupe – une communauté – uni autour d’un intérêt partagé. Chacune des parties prenantes de cette communauté a ses intérêts propres à participer, tout en enrichissant le projet dans son ensemble.
Dans notre troisième et dernier article, nous nous attarderons sur quelques idées et astuces pour vous aider à entretenir cette dynamique collaborative.
Continuer la lecture - Partie 3/3
