Gouvernance : quelques conseils pour concevoir et structurer un projet de veille robuste
En charge de coordonner une démarche de veille collaborative, votre équipe sera potentiellement amenée à œuvrer sur plusieurs activités. Ce billet n’est pas la recette d’une organisation parfaite, mais propose quelques conseils pour concevoir une organisation de projet robuste.
Tout part des besoins des métiers
En tant que coordinateur, vous jouez un rôle de chef d’orchestre. Ce rôle exige que vous sachiez planifier, organiser les moyens nécessaires au "bon" développement de la démarche. Ce rôle exige aussi que vous soyez au service des métiers de l’entreprise. En effet, les métiers sont bénéficiaires de la démarche. Ils en sont aussi les "faiseurs". Ils sont donc à la fois vos clients et vos partenaires internes. Vous devez avancer avec eux.
La dynamique collaborative commence dès la conception
Même si vous avez votre idée des sujets de veille à déployer, des équipes à embarquer, des ponts de coopération à mettre en place, nous vous recommandons de vous inscrire dès le départ dans une dynamique collaborative. Le fait de co-concevoir la structure de votre projet dès le démarrage pourra renforcer l’engagement et la motivation des équipes embarquées. Cela pourra également crédibiliser votre projet, puisque qu’il aura été conçu en cohérence avec les besoins et les priorités des métiers de l’entreprise. Et si les concertations confirment vos intuitions, et bien tant mieux 😊. L’important est que vous soyez à l’écoute des besoins des métiers de l’entreprise et que vous agissiez pour déployer, avec eux et pour eux, les moyens, les actions et les stratégies pour répondre à leurs besoins.
Déploiement des veilles : pré-qualifiez les besoins pour évaluer la portée de votre démarche
Mal anticipé, le déploiement peut vous désorganiser. Dans votre démarche, combien d’équipes comptez-vous embarquer ? Autour de quels sujets allez-vous faire votre déploiement ? Quel volume de licences devriez-vous prévoir ? Quelle est votre stratégie d’accompagnement des métiers ?
Une technique efficace est de recenser les équipes (directions, départements, services) que vous ciblez ou souhaitez faire monter à bord. Ensuite, rencontrez-les et soyez en captation de leur contexte opérationnel. Cette phase de recensement est essentielle pour :
- qualifier le niveau d’intérêt qu’elles portent à votre projet : comment accueillent-elles votre proposition ? Souhaitent-elles en faire partie ? Si oui, quelles améliorations attendent-elles ?
- identifier les thématiques de veille : sur quels sujets souhaitent-elles déployer des veilles ?
- comprendre leurs besoins : quelles sont leurs pratiques actuelles pour capter, partager, diffuser, capitaliser l’information ? combien de personnes à embarquer par direction ? avec quelle(s) autre(s) direction(s) souhaitent-elles établir des passerelles de collaboration grâce à la veille collaborative ?
- identifier les niveaux d’engagement et de ressources : quelles sont les directions qui se positionnent en « client » de votre démarche ? Lesquelles se positionnent comme contributrices ? Vers quels relais opérationnels vos interlocuteurs vous orientent-ils ? Y a -t-il déjà des veilleurs sur lesquels vous pourriez compter dans ces directions ?
- anticiper les recoupements : plusieurs services peuvent exprimer des besoins similaires. Votre rôle est aussi d’identifier les zones de recoupement pour leur proposer de mutualiser leurs efforts et de converger vers une mise en commun de leurs veilles.
Ce recensement vous permettra de dessiner le pourtour de votre stratégie de déploiement : le périmètre thématique à couvrir, le nombre d’équipes à potentiellement accompagner, le volume de licences à prévoir. Par ailleurs, en connaissant les désidératas et contraintes de vos partenaires, votre feuille de route de déploiement n’en sera que plus précise. En enfin, au passage, vous aurez une idée claire des raisons qui motivent vos futurs partenaires internes à monter à bord ou non.
Il n’y a pas que le déploiement : d’autres activités à définir
Il arrive parfois qu’une gouvernance sous-estime le plan de charge en dehors du projet de déploiement. Une fois les environnements de veilles construits et les individus formés à l’outil, avec quelles actions allez-vous favoriser l'émergence de pratiques contributives ?
Communiquer sur le lancement, promouvoir les initiatives accompagnées, stimuler les contributions, animer les réseaux qui seront constitués, administrer la plateforme, rendre compte aux sponsors… Le schéma ci-après vous donne une idée de l’éventail d’activités qu’une gouvernance peut être amenée à réaliser.
Vous l’avez compris, plusieurs activités seront nécessaires, pour faire vivre votre dispositif (pilotage, animation, communication..) et pour accompagner la diffusion des usages au sein de votre organisation (formation, accompagnement…).
Dans votre 1ere année de lancement, il n’est pas nécessaire de lancer « l’artillerie lourde », d’autant que les moyens ne sont pas extensibles à l’infini. Ceci dit, il sera judicieux de mettre en place au moins 3 priorités :
- stabiliser un processus d’accueil et d’assistance des membres
- proposer une approche pour accompagner les métiers à construire leurs projets de veille collective
- élaborer un plan d’action pour soutenir l’animation et la promotion interne de votre démarche (a minima, la faire connaître)
Le déploiement d’une démarche de veille collaborative se fait sur la durée. Comme tout projet de transformation numérique, il s’agit aussi d’une métamorphose des façons de travailler et la mise en place d’un nouvel état d’esprit. En adoptant ces quelques conseils, et en faisant preuve de pédagogie, de patience, d’écoute et de souplesse, votre projet devrait démarrer sur de bons rails. Notre équipe de consultants peut vous aider à initier votre démarche de veille collaborative.