Stimulez l’engagement au sein de votre communauté de veilleurs - 3/3
Suite et fin de notre « trilogie » consacrée au partage d’astuces et méthodes destinées à vous aider à stimuler l’engagement de vos contributeurs à votre veille collaborative (retrouvez l'article 1 et l'article 2).
Dans le cadre de ce troisième article, nous nous intéressons à la dynamique de votre communauté de veilleurs et à la valorisation de ses membres.
3 – Créez un sentiment de communauté et entretenez-le
A ce stade de la lecture de cet article, vous devez avoir vu venir cet objectif : vous et vos contributeurs formez une communauté de veille, un groupe uni autour d’un intérêt partagé ; favorisez la création de cette communauté et faites-la vivre.
La réussite d’une veille collaborative (et de tout projet d’intelligence collective) dépend de la multiplication des interactions et connexions sociales, qui développent les pratiques communes. Aussi, pour faciliter ces interactions, il est utile de leur donner un cadre.
Votre communauté a déjà sa raison d’être : la réalisation d’une veille en commun, qui mène à la production de livrables adressant certains des enjeux de votre entreprise. Votre groupe doit également être identifiable ; son nom peut par exemple découler de votre sujet de veille. Il vous faut maintenant des moments communs.
Idéalement, votre projet a débuté par une réunion de kick-off, durant laquelle vous avez défini vos objectifs en tant que groupe et les quelques règles associées.
Créez des moments d’échange et d’émulation.
Par ailleurs, la production de certains de vos livrables peut vous fournir des occasions idéales pour faire vivre votre communauté. Ainsi, si vous produisez une newsletter, les comités éditoriaux dédiés à chaque parution pourront être mis à profit pour créer des moments d’échange et d’émulation. Tandis que vous sélectionnerez les articles à paraître, vous pourrez commenter entre vous l’actualité de la période écoulée : les éléments essentiels que chacun en retient, les thématiques à suivre sur la durée, les actualités clés à commenter et à particulièrement mettre en avant et ainsi de suite.
Durant ces comités, il est important de favoriser la prise de parole de chaque membre de votre communauté : distribuez la parole, rebondissez sur les idées soulevées, aidez le groupe à prendre des décisions collectives quant à votre newsletter. D’ailleurs, cette manière de procéder va aussi vous aider à renforcer la valeur ajoutée de votre newsletter et la différencier des newsletters « fleuve » qui se contentent de proposer pléthore d’articles sans prise de recul ou choix éditorial.
Si possible, n’imposez pas systématiquement votre choix dans la sélection d’articles, vos contributeurs devraient être responsabilisés autant que possible dans la constitution de ce livrable. Néanmoins, n’hésitez pas : il faut parfois trancher pour éviter des discussions sans fin autour de l’opportunité ou non de conserver tel ou tel article dans une newsletter !
Petite parenthèse sur Curebot : la plateforme d’EspritsCollaboratifs propose quelques fonctionnalités particulièrement adaptées à la réalisation de newsletters en mode collaboratif.
Au-delà de la simplicité de paramétrage d’une newsletter, possible pour chaque utilisateur de la plateforme, il est aisé d’associer à ces articles des éclairages (ou « so what », « décryptages »… selon votre appellation privilégiée) rédigés par les membres d’un comité éditorial, ou encore de mettre en valeur vos contributeurs en les citant. Ainsi, non seulement vous pouvez facilement enrichir le contenu de vos newsletters, mais encore vos collaborateurs sont valorisés au sein de votre organisation.
Plus généralement, vous pouvez animer la vie de votre communauté par des temps de prise de recul autour de votre veille. Durant ces occasions, vous pouvez par exemple :
- brainstormer sur une thématique complémentaire à explorer,
- notifier, interpeller les membres de votre communauté de veille,
- passer en revue certains des articles qualifiés par le groupe, que vous trierez par exemple grâce à un ou plusieurs tags communs, pour analyser les tendances qui s’en dégagent,
- examiner les sources utilisées dans votre veille : mettre en avant les plus pertinentes, ou au contraire reléguer celles qui ne le sont pas, ajouter de nouvelles sources découvertes par vos contributeurs…
Enfin, si votre entreprise s’est dotée d’un réseau social interne, n’hésitez pas à l’exploiter pour partager plus largement à l’ensemble des salariés de l’entreprise les fruits de la veille de votre communauté. Disposer d’un espace sur votre réseau social, dédié à votre communauté de veille, sera aussi un levier supplémentaire d’embarquement de nouveaux contributeurs, même ponctuellement en suscitant des échanges sur l’information partagée.
Vous aurez certainement d’autres idées d’animations appropriées de votre communauté de veille : à chaque projet, ses moments de vie.
4 – Valorisez vos contributeurs et soutenez les dans leurs propres projets
Cependant, au-delà de ces occasions collectives, vous pouvez aussi, en tant que coordinateur de votre projet de veille, avoir des actions ciblées sur chacun de vos contributeurs.
Partagez certains articles issus de votre veille et suscitez la réaction : avec Curebot, notamment, il est possible de mentionner un utilisateur spécifique en apposant le tag @nom_du_collaborateur sur l’article. Il recevra alors un email pour le notifier du partage de l’information. Cette interaction vous permettra de refocaliser l’attention de votre collaborateur sur votre veille commune et lui donnera l’opportunité de réagir et d’apporter son expertise personnelle sur le sujet mis en avant.
En valorisant vos contributeurs, vous montrez que vous tenez compte de l’expertise de chacun ; vous rappelez à tous la raison même de l’existence de votre communauté de veille. Celle-ci n’a pas pour objet la création d’un réservoir commun de connaissances, mais de favoriser l’ouverture de l’intelligence collective et le développement d’une créativité individuelle au service du groupe.
Dans le même ordre d’idée, vous pouvez aussi valoriser vos lecteurs et ne pas vous contenter des seuls contributeurs désignés à votre veille. Un de vos lecteurs a commenté un article que votre communauté a qualifié ? Ce commentaire apporte un éclairage intéressant ou introduit une rupture dans l’analyse du sujet ? Alors, pour commencer, répondez aux commentaires. A tous les commentaires constructifs. Et, si l’auteur en est d’accord, vous pouvez aussi mettre en avant et partager ses arguments dans un de vos livrables, en mentionnant cette personne.
Vous démontrerez ainsi que :
- vous êtes à l’écoute de votre audience,
- chacun peut être acteur de la veille (chez EspritsCo, nous pensons même que chacun devrait l’être),
- votre veille est ouverte sur l’entreprise, au-delà des équipes qui la produisent.
Autre idée efficace : vous pouvez interviewer vos contributeurs, obtenir leur point de vue sur l’actualité et intégrer le le résultat dans votre newsletter, par exemple autour de la raison de leur participation à votre projet de veille, ou encore sur leur analyse d’une thématique de votre périmètre de surveillance.
Une section « Le point de vue de nos experts » est un moyen efficace de valoriser vos collaborateurs, d’enrichir le contenu de votre veille et de démontrer à vos managers les efforts de transversalité engagés dans votre projet.
Quelques autres idées en vrac pour valoriser vos contributeurs :
- Proposez leur de participer à des événements (tables rondes, salons…) pour votre communauté de veille ;
- Si vos contributeurs appartiennent à une autre équipe que la vôtre, et en accord avec eux, rencontrez leur manager (ou demandez à votre manager de rencontrer le leur) pour inscrire la veille dans les objectifs de cette équipe « partenaire » ; montrez au passage toute l’importance que vous accordez à la présence de ce contributeur dans votre projet.
Enfin, il sera d’autant plus facile d’obtenir la contribution de vos collaborateurs si ceux-ci ont des pratiques de veille de leur côté. Ainsi, s’ils ont des besoins de veille pour leurs propres missions, n’hésitez pas à les aider à les organiser, si tant est qu’ils aient besoin de support. Vous donnez un peu de votre temps en conseils méthodologiques ou pratiques (si un outil est utilisé par exemple), mais vous aidez votre collaborateur à se placer dans la même posture que vous. Ce qui le rendra, à l’avenir, plus enclin à contribuer à votre propre projet.
5 – Dédramatisez : tout le monde ne contribuera pas autant que vous le souhaiteriez
Vous avez appliqué toutes ces règles, vos contributeurs sont désormais bien plus engagés et en phase avec votre projet de veille collaborative. Néanmoins, leur adhésion n’est pas à 100% : il reste encore un ou deux rétifs.
Pas la peine d’insister : lâchez prise. Il faut bien accepter qu’il y aura toujours des collègues qui ne contribueront jamais à votre veille. Vous avez certainement entendu parler du Principe (ou Loi) de Pareto, aussi connu comme Principe des 80/20. Selon cette loi statistique, 80% des effets sont le produit de 20% des causes, et inversement. En somme, 20% des membres d’une veille collaborative seront à l’origine de 80% des contributions. Ca se vérifie souvent…
20% des membres d’une veille collaborative seront à l’origine de 80% des contributions.
Bien sûr, on peut optimiser cette proportion, en démontrant à chacun la plus-value de la démarche et les bénéfices individuels qui peuvent en être tirés. Les quelques exemples d’actions listés précédemment sont autant de moyens qui peuvent être mis en œuvre pour stimuler l’engagement de vos collaborateurs dans un projet collectif.
Quant à ceux que vous n’aurez pas pu convaincre au démarrage, ne vous tracassez pas. La mauvaise idée serait de tenter de les « forcer » à contribuer : cela serait contre-productif et introduirait un sentiment de défiance dans votre communauté. Au contraire, continuez sur votre voie, avec vos contributeurs les plus engagés, que vous valoriserez et qui démontreront l’intérêt de la démarche. Les réticents finiront peut-être par être stimulés. Peut-être pas, mais vous n’y pouvez pas grand-chose.
Quoi qu’il en soit, il vous faudra régulièrement agir pour stimuler la contribution, éviter la lassitude, refocaliser votre communauté sur ses objectifs. Et engager de nouveaux contributeurs dans votre veille collaborative, soit pour remplacer vos collaborateurs qui, inévitablement, passeront à un autre projet, soit pour enrichir votre veille de nouvelles expertises et angles de vue.
Les consultants EspritsCo peuvent vous aider à dynamiser votre veille collaborative. Ils sauront vous accompagner dès l’initialisation de votre projet, tant sur le plan méthodologique que dans la stratégie d’ensemble, mais également autour de toutes les actions d’animation et de communication indispensables pour maximiser l’engagement de vos contributeurs et susciter de nouvelles contributions. Bien sûr, les EspritsCo seront aussi les mieux placés pour vous aider à optimiser l’usage de Curebot, qui sera un allié au quotidien dans votre veille collaborative.