Comment utiliser votre outil de veille pour faire de l'analyse stratégique ?
En période de fortes turbulences, chaque décision d'entreprise, qu'elle soit opérationnelle, tactique ou stratégique mériterait d'être fondée sur une analyse des informations et connaissances utiles à la prise de la dite-décision.
Ces travaux d’analyse stratégique sont plus que souhaitables tant ils permettent de naviguer avec prudence dans un environnement incertain et changeant, mais également parce qu’ils assurent que les actions entreprises soient alignées avec les objectifs à long terme de l'organisation, optimisant ainsi les chances de succès et de résilience face aux défis émergents.
Afin de continuer à accroître leur valeur ajoutée, les démarches de veille doivent donc, quant à elles, continuer d’évoluer, d’enrichir leurs pratiques, produire des livrables plus analytiques, passant ainsi d'une logique de surveillance et d'éditorialisation de newsletters à des productions analytiques plus fines, en réponse aux besoins spécifiques exprimés par les directions et métiers de l'entreprise.
Dans cet article, nous illustrons comment les entreprises peuvent se reposer sur leurs outils de veille pour mener à bien leurs études et analyses.
Quel que soit le type de livrables que vous envisagez de produire, quelle que soit la méthode d’analyse (SWOT, PESTEL, Matrice de risque...) sur laquelle vous allez vous reposer pour faciliter et sécuriser la prise de décision ; vos travaux doivent s’inscrire et suivre le cycle du renseignement.
Également appelé cycle de gestion de l’information, celui-ci apporte une trame et les garde-fous nécessaires pour produire des éclairages qui seront utiles à votre organisation.
Pas d’analyse stratégique utile sans une expression précise des besoins
Le processus commence souvent par la demande d'une étude, une note, un benchmark qui reflète l’expression d’un besoin par un commanditaire. Ces productions peuvent nécessiter une grande diversité d'expertises, de données et d’informations. Il est donc de votre intérêt d’obtenir une expression de besoin aussi précise que possible pour éviter de perdre du temps dans la recherche, l’étude, l’analyse et la production de livrables ne répondant que partiellement aux réels besoins.
Expression des besoins : Pour initier correctement une démarche d’analyse, il est crucial de définir clairement le contexte, les enjeux et les ambitions, ainsi que de formuler des problématiques et des hypothèses de recherche. L'expression des besoins peut être affinée au cours d'entretiens réguliers avec le commanditaire, afin de délimiter précisément et progressivement le périmètre de l'analyse. Plus le besoin est clair, plus il sera facile de dérouler une méthode d’analyse ciblée sur le sujet voulu.
Moyens de recherches : il est également important de définir les moyens alloués pour réaliser cette analyse, qu’il s’agisse de votre temps interne à allouer ou de celui des personnes que vous pouvez solliciter, des budgets externes qui peuvent éventuellement être mobilisés, des données internes auxquelles vous pouvez accéder...
Définition de la stratégie de recherche : Au cours de cette étape, il convient d'identifier les acteurs clés, les mots-clés pertinents et de commencer à collecter les sources d’information, les ressources informationnelles d’intérêt. C’est un travail qui se poursuivra tout au long de l'étude. Les analystes doivent également prendre le temps de se familiariser avec le sujet en lisant les études et les articles de référence. Un plan de recherche doit être établi, avec une segmentation en axes de recherche plus spécifiques pour pouvoir implémenter un travail incrémental sur le long terme.
Mise en place dans votre plateforme de veille
- Dans cette étape, vous pouvez déjà commencer à capitaliser et qualifier les premières ressources informationnelles d’intérêt que vous identifiez : étude interne préexistante, étude externe identifiée lors de votre recherche, article…
- Il est également intéressant d’initier une veille exploratoire au sein de Curebot avec les premiers mots-clés esquissés, les acteurs évidents, ...
- À travers la plateforme, commencez à paramétrer votre environnement de veille. Utilisez les axes définis en amont pour segmenter votre veille en flux spécifique de recherche et préparer une classification des informations qualifiées tirées de ces flux d’informations.
- Structurez votre travail à l’aide d’un tableau de bord avec plusieurs onglets. Un onglet pour afficher une vue d’ensemble des différents flux générés, et un onglet pour capitaliser les études et articles.
Recherche et collecte d’information : À partir des études et articles de référence, vous pouvez constituer un corpus documentaire solide : des fiches détaillées doivent être élaborées pour les acteurs, les sociétés, les experts, et les chiffres clés doivent être identifiés. Des entretiens et d'autres recherches complémentaires sont nécessaires pour enrichir l'approche. Il est impératif de mettre à jour l'espace de stockage des documents pertinents. On enrichit de manière quantitative et qualitative la qualité des sources d’information nécessaires. À ce stade, on affine le paramétrage des outils utilisés dans la recherche et la collecte.
Mise en place dans votre plateforme de veille
- Les résultats de la veille exploratoire peuvent être analysés pour affiner les mots-clés des flux spécifiques de recherche. Les algorithmes de clustering vous permettent d’identifier les sujets traités dans de larges flux de données. Ils vous permettent également d’identifier des signaux faibles.
- Ajoutez les nouvelles sources identifiées et éliminez les sources moins pertinentes de chaque flux spécifique de recherche ; faites évoluer vos requêtes pour affiner vos flux de veille.
- À travers votre tableau de bord, classifiez l’information qualifiée pour la conserver dans les dossiers correspondants. Explicitez l’intérêt des ressources en les commentant et en apportant vos premiers éléments d’analyse.
- N’hésitez pas à créer de nouveaux onglets dans votre tableau de bord pour avoir une visualisation de ces informations qualifiées et classifiées avec leurs analyses. correspondantes.
Traitement des informations : Cette étape vise à harmoniser les informations collectées. Il est important de disposer d'une liste d'experts internes disponibles. Les critères de catégorisation doivent être validés et les informations doivent être enrichies, validées, recoupées ou catégorisées. Dans cette étape, revenez sur vos informations qualifiées pour croiser les analyses. Commencez également à constituer des grilles d’analyses qui chercheront à répondre aux problématiques définies lors de l’expression des besoins.
Mise en place dans votre plateforme de veille
- Dans votre tableau de bord, créez un onglet supplémentaire par grille d’analyse. (SWOT, Pestel, Grille d’analyses Risques, Matrice Impact effort…)
- Dans votre tableau de bord, créez un nouvel onglet pour capitaliser des livrables d’analyses provenant d’outils tiers ainsi que les premiers rapports d’analyse.
Analyse, évaluation et prise de décision
Analyse, validation et synthèse : Après avoir recueilli suffisamment d'informations, une analyse transversale doit être réalisée. Il est nécessaire d'effectuer une chronologie des événements et de construire une cartographie des acteurs. L'analyse d'impact doit être structurée pour répondre aux problématiques énoncées dans l'expression des besoins. Des grilles d'analyse, telles que SWOT, PESTEL ou la grille d'analyse des risques, peuvent être produites.
Mise en place dans votre plateforme de veille
- Créez ou importez des documents pour capitaliser, catégoriser et diffuser les productions issues d’autres outils.
- Vous pouvez produire un rapport final. Des informations qualifiées peuvent être remobilisées pour ce rapport.
Décision et actions : Enfin, il est important de déterminer les formats de diffusion de l'information. Celle-ci doit être présentée de manière claire et concise aux interlocuteurs, ce qui permettra de recueillir les décisions et d'établir un plan d'action. L'analyse doit être diffusée, et un questionnaire d'évaluation peut être réalisé. Il est essentiel de partager et d'intégrer les retours d'expérience. Les supports de communication, les commentaires et les retours d'expérience doivent être conservés pour les références futures.
Mise en place dans votre plateforme de veille
- Construisez un Dashboard ou un tableau de bord pour une présentation de la méthodologie de collecte, d’analyse et des résultats.
- Mettez à disposition l’environnement de veille et le tableau de bord au commanditaire pour un suivi continu de la pertinence de l’analyse.
- Vous pouvez également créer des veilles sur les sujets et éléments les plus pertinents qu’il faudrait continuer de surveiller, en complément de votre analyse.
- Créez un onglet dans votre tableau de bord pour appeler les flux spécifiques de cette veille d’ouverture.
Analyse stratégique collaborative : bonnes pratiques pour mobiliser au maximum l’intelligence collective
Le travail d’analyse et de veille requiert la mise en place de bonnes pratiques d’intelligence collective. En effet, le travail d’analyse est souvent d’intérêt transverse et nécessite une large diversité d’expertises. L’idée est d’exploiter le plus possible la connaissance des experts métiers pour les intégrer dans l’analyse. Les plateformes de veille collaborative les plus modernes vous permettent aujourd’hui d’intégrer les collaborateurs concernés dans votre démarche de veille et d’analyse stratégique, mais également de prospective.
Zoom sur quelques bonnes pratiques à mettre en place pour faire de l’analyse stratégique une affaire collaborative :
Définissez clairement les règles du jeu de l’analyse collaborative
Comme pour tout projet, il est indispensable de planifier les actions, de lotir les actions à mener, de désigner les porteurs, les responsabilités et redevabilités des contributeurs, les jalons et échéances.
Partagez vos veilles, Dashboard, documents et catalogues de sources
Lorsque la cellule d’analyse commence son étude, il est important de mettre en place les bonnes pratiques collaboratives de votre plateforme. Commencez par créer un groupe de travail pour vous partager les différents objets créés dans la plateforme (veille, dossier et tableau de bord). Le travail de sourcing ne sera jamais aussi riche que s’il est réalisé en collaboration, en se reposant sur les connaissances des sources et les expertises de votre réseau mobilisé. Créez des catalogues de sources qui peuvent être réexploités par tous les utilisateurs.
Une base de connaissance partagée et enrichie en continu
À ce stade, vous pouvez exploiter la personnalisation du tableau de bord pour créer de l’engagement au sein de l’équipe et rester aligné sur les objectifs et problématiques. Vous pouvez, par exemple, créer un onglet pour venir capitaliser l’ensemble des ressources qualifiées par chaque membre de l’équipe. Mentionnez vos collègues pour les notifier sur des ressources spécifiques que vous aurez commentées afin d’initier des réflexions et discussions autour de ces informations.
Maintenez une connexion avec vos contributeurs
De manière très simple dans la plateforme, vous pouvez également mettre en place une newsletter pour partager de manière régulière les dernières actualités sur les sujets et les analyses qui y sont associées.
L’importance de la complémentarité des outils : Comment Curebot s’inscrit dans le « starter pack » de l’analyste.
Un analyste confirmé se doit de maîtriser toute une palette d’outils pour produire les analyses les plus fournies possible. Si une plateforme de veille collaborative s’avère indispensable pour soutenir les activités de veille, d’analyse ou encore de prospective ; la connaissance et la maîtrise d’outils complémentaires est tout aussi critique pour tout analyste qui souhaite soutenir la compétitivité de son entreprise.
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