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[Interview] MAIF : un partenariat avec EspritsCollaboratifs qui a fait naître et grandir une communauté de veille collaborative et transverse
Depuis novembre 2015, la MAIF a impulsée une démarche de veille transversale. S’inscrivant dans une dynamique de partage, celle-ci entend professionnaliser, outiller et mettre en relation veilleurs et entités afin de faire circuler la connaissance. La mutuelle mise ainsi sur l’intelligence collective pour optimiser ses ressources.
Présentation des intervenants et du projet
Pouvez-vous nous décrire votre poste et vos activités ?
Virginie Baster
Responsable Veille Stratégique
Je suis responsable d’une entité de veille et dans ce cadre, je suis en charge d’animer et de coordonner la veille en transverse dans l’entreprise.
Cyril Champaloux
Chargé d'études Veille stratégique
Côté animation et coordination du réseau transverse, notre travail consiste à accueillir de nouveaux membres, à construire les veilles si les personnes en font la demande, et à les former à l’utilisation de notre plateforme de veille, SindUp, pour qu’elles puissent à leur tour alimenter la connaissance sur des sujets prioritaires.
Nous nous chargeons aussi de faire connaître la communauté, de valoriser les expertises, les travaux et les publications, pour sensibiliser et démontrer que notre démarche de veille collective est une force pour l’entreprise.
Nous stimulons aussi le partage de travaux et d’actualités sur le réseau social, organisons des rencontres physiques, ceci pour faire vivre la coopération et entretenir la proximité entre les membres du réseau. En plus de fédérer, les rencontres que nous initions sont aussi l’occasion d’animer la coproduction d’éclairages à partir du travail de veille : avec les membres du réseau, nous diffusons une publication régulière nommée “PointS de vue” où chacun apporte une mise en perspective sur l’actualité.
Enfin, nous sommes aussi au service des instances dirigeantes. A ce titre, nous alimentons des veilles thématiques et fournissons un service de réponse à leurs demandes ponctuelles de décryptages ou d’analyses.
Contexte de l’accompagnement
En 2015, la MAIF a mené un appel d’offres pour changer de plateforme de veille et être accompagnée par une société de conseil. Vous avez choisi SindUp pour l’outil et EspritsCollaboratifs pour l’accompagnement.
Sur quels aspects aviez-vous besoin d’être accompagnés ?
V.B.: Nous souhaitions nous organiser pour coordonner de la transversalité au sein du groupe et créer des passerelles entre veilleurs. Nous avions aussi besoin de trouver des modes de fonctionnement qui, en dehors de la surveillance et de capitalisation dans l’outil, favorisent la collaboration et le travail de veille en équipe. En termes d’expérience, nous souhaitions faciliter les usages ayant un parcours d’accueil qui soit simple, structuré et engageant.
C.C.: Ce qui nous a séduit : une bonne compréhension de notre besoin dès le début, car ce sont des anciens du métier de la veille. Nous avons aussi apprécié que leur accompagnement se focalise sur le développement d’un projet collectif dans lequel les acteurs partagent des repères de travail communs, mais sont aussi valorisés dans leurs initiatives et démarches individuelles. La qualité de leur écoute est très appréciable, leur savoir-faire, leur expérience et leur dynamisme est stimulant.
: Je suis responsable d’une entité de veille et dans ce cadre, je suis en charge d’animer et de coordonner la veille en transverse dans l’entreprise.
Quelles ont été les grandes étapes de l’accompagnement depuis 2015 ?
V.B.: Depuis 2015, EspritsCollaboratifs nous a transmis la méthodologie qui structure la construction de nos veilles avec les membres du réseau. Ils nous ont aussi aidé à mettre en place notre publication collective et à la faire évoluer. Chaque année, nous clarifions nos objectifs avec leur aide et structurons notre feuille de route. En fonction de la trajectoire que nous nous fixons, ils nous proposent des leviers, nous laissent la liberté de les actionner ou non et nous transmettent les éléments pour les mettre en œuvre : actions et contenus pour promouvoir le réseau des veilleurs, initiatives pour être visibles dans le réseau social et types d’animation à tester lors de rencontres physiques entre membres. Nous bénéficions aussi de conseils quant à la manière de coordonner le réseau et d’apporter du soutien aux veilleurs. Ils sont aussi nos coachs !
Votre démarche aujourd’hui
Quels sont les chiffres-clés de votre démarche aujourd’hui ?
C.C.: La démarche a démarré avec une quinzaine de personnes. Depuis 2015, le nombre de veilleurs a été multiplié par 4. Elle regroupe aujourd’hui environ 50 veilleurs appartenant à plus de 20 entités différentes, et plus de 100 dossiers de veille ont été créés dans notre plateforme. L’organisation de notre capacité à accompagner et la création d’une communauté Yammer ont contribué à cette progression.
De quels aspects êtes-vous les plus fiers ?
C.C.: En plus de la croissance du réseau, nous sommes ravis d’observer que notre référencement en interne est meilleur : notre équipe projet est reconnue et l’on s’adresse rapidement à nous dès qu’une question concernant la veille émerge.
Nous sommes aussi fiers d’avoir réussi à coordonner le déploiement de sujets importants dans la plateforme de veille et par conséquent, de mieux servir notre réseau : on se coordonne pour mutualiser et éviter les travaux en doublons. La transversalité prend forme dès que nous parvenons à faire dialoguer les personnes entre elles et les amener à échanger autour de la veille.
A l’inverse, quels sont les écueils que vous rencontrez encore aujourd’hui ?
C.C.: Certains veilleurs n’ont pas encore compris les avantages du partage de l’information.
Qu’est-ce qui vous manque aujourd’hui pour faire passer la collaboration au niveau supérieur ?
V.B.: Une prise de conscience collective quant aux bénéfices que peut apporter le partage de l’information.
Et demain ?
Quels sont vos projets pour l’avenir ?
C.C.: Il nous semble capital d’ancrer ce début de dynamique collective en valorisant davantage les travaux des uns et des autres, notre objectif étant d’être encore plus identifiable qu’aujourd’hui. Nous aurons réussi lorsque le fait de solliciter le “réseau des veilleurs” deviendra un réflexe automatique pour le maximum de métiers de notre entreprise.
Selon vous, comment évolue la place de la veille et de l’intelligence collective dans la transformation numérique du groupe MAIF ?
V.B.: La veille est connue et doit être encore plus reconnue. Elle a participé à la sensibilisation des transformations de nos écosystèmes en donnant du sens, de la lisibilité et en vulgarisant certains termes, concepts et actions. Elle a toujours éclairé toute forme de transformation.
Pour conclure
Quels conseils donneriez-vous à une entreprise qui souhaite mettre en place un projet de veille collaborative ?
V.B.: Être patient, ne réaliser que des actions utiles et qui ont du sens vis-à-vis de ses prospects et clients, s’appuyer sur un “noyau dur” de veilleurs, et l’expérience d’EspritsCollaboratifs !
