Les "essentiels" du projet collaboratif

1. Start with you Why » où l’importance de commencer par définir, reconnaitre, établir, visualiser… la raison d’être de votre projet.

Nous avions abordé le sujet de la raison d’être dans notre article du mois dernier : « Gouverner une démarche de veille collaborative : l’importance de formuler vos raisons d’être ». Définir votre déclaration d’intention est une condition nécessaire dans le développement de votre projet sur le long terme.

• De cette raison d’être, nait votre projet.
• De cette raison d’être, naissent vos objectifs.
• De cette raison d’être, nait le collaboratif.

En adoptant une approche collaborative dans la définition de votre projet, vous garantissez le niveau d’engagement de vos membres et la co-construction d’une identité commune. A la fin de cette étape, votre raison d’être est claire, et vos objectifs SMART : spécifiques , mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis.

2. Établir votre périmètre, ou le « quoi, qui, quand, où et comment ? » de votre projet.

La deuxième étape consiste à lister toutes les ressources dont vous auriez besoin pour mener votre projet à bien : compétences spécifiques, outils numériques, temps alloué au projet, etc. : en d’autres termes, définir le périmètre interne du projet.

La subtilité de cette étape, est de pouvoir faire un état des lieux de l’existant (des ressources déjà présentes et accessibles au sein de votre organisation) et de lister tout ce qui est nécessaire au projet, et qui n’est pas encore acquis. L’autre subtilité est de pouvoir considérer le périmètre élargi du projet : lister les parties prenantes (même celles à qui l’on n’aurait pas immédiatement pensé !), établir les livrables et attendus autour du projet, etc. Sans trop se perdre dans ce vaste périmètre, l’équipe doit pouvoir explorer le champs d’action et l’impact potentiel du projet.

Chez EspritsCollaboratifs, lorsque nous accompagnons des projets de veille collaborative, nous proposons au démarrage des ateliers de cadrage avec les parties prenantes, pour clarifier ensemble le besoin, les objectifs, le périmètre des veilles, les parties-prenantes, leurs rôles, ainsi que le calendrier. Cela permet d’embarquer les veilleurs dans une feuille de route claire, stimulante et atteignable.

En adoptant une approche collaborative dans cette étape, vous vous donnez les moyens de réussir tant sur le plan matériel que sur le plan humain. Chacun des membres de votre équipe reconnaissant l’importance de son rôle, sa contribution et sa compétence, et ayant une vision de l’ensemble.

A la fin de cette étape, vous aurez mis en place votre projet, et la ou les plateforme(s) sur lesquelles vous travaillerez qui permettra à votre groupe de mutualiser les ressources, communiquer et contribuer directement à l’avancée du projet.

3. Le planning : Spécifique, Clair et Flexible.

Proposer un planning collectif permet de clarifier les redevabilités de chacun en termes de timing et de livrables. Ainsi, vous pouvez fixer des « points d’étapes » où la communication orale se libère. Vous constaterez également les « Quick Win », ces actions à succès rapides qui enthousiasment et relancent, si besoin, la dynamique collaborative.

En adoptant une approche collaborative dans cette étape, vous avez une vision claire du déroulé du projet. Vous vous autorisez toutefois assez de flexibilité pour adresser de façon optimale les imprévus et le recalibrage éventuel du périmètre projet. La flexibilité vous permettra surtout d’accueillir les nouvelles idées et ainsi faire de la place pour la spontanéité et la créativité, éléments essentiels au collaboratif.

A la fin de cette étape, vous aurez illustré l’aspect organique de votre projet puisque chaque élément qui le compose est interdépendant de l’ensemble.

Et enfin, tout au long du projet, il est intéressant d’apporter une attention particulière à ces essentiels, qui feront toute la différence:

• Une communication commune, où l’importance d’une équipe qui parle le « même langage ». Redéfinissez, si besoin les mots et expressions qui peuvent avoir une signification différente selon les corps de métier ou la culture du travail, ou même encore les modes de communication (ex: email vs instant messaging)
• Une identité commune tout en préservant l’expression individuelle, et donc la créativité et la spontanéité.
• Et le plus important : la confiance. La confiance en votre projet, en votre équipe, entre vos collaborateurs, en vos solutions numériques… de la confiance transverse et mutuelle.

Ces projets sont une première étape à la mise place d’une culture collaborative au sein de votre organisation. Ces dynamiques sont organiques, et ont besoin de temps, et d’un contexte favorable pour se développer et se multiplier.

Dans un prochain article, nous parlerons plus en détail de la manière de mettre en place un contexte favorable au collaboratif, et à l’intelligence collective.

« La pierre, n’a point d’espoir que d’être autre chose que pierre. Mais de collaborer, elle s’assemble et devient temple » Antoine de St Exupéry.