Comment la veille collaborative permet d’adresser les enjeux de la Digital Workplace ?
Il y a quelques semaines, EspritsCo s’est rendu au salon Digital Workplace. Notre participation à plusieurs tables rondes a confirmé notre point de vue : la gestion de l’information est aujourd’hui l’un des enjeux majeurs des entreprises, qui ont à cœur de proposer un environnement de travail numérique fluidifiant le partage des connaissances et la transversalité.
Décryptage de cette relation entre Digital Workplace, gestion de l’information et veille collaborative.
Digital Workplace et veille collaborative : mêmes combats !
La Digital Workplace peut être définie comme l’environnement numérique de travail d’une organisation, c’est-à-dire la somme des solutions logicielles permettant de soutenir le quotidien opérationnel des salariés de l’entreprise. Ses objectifs sont les suivants :
- Permettre à chaque salarié de travailler de manière flexible avec des outils adaptés offrant une expérience collaborateur conviviale et engageante.
- Alimenter la transformation culturelle et numérique des organisations
- Soutenir les nouvelles formes de travail en valorisant les compétences internes, le partage d’expertises et les dynamiques de collaboration.
- Optimiser l’organisation des richesses humaines, rendre l’entreprise plus agile afin de gagner en performance et en compétitivité
Les projets de veille collaborative adressent les mêmes enjeux.
Nous le constatons chaque jour chez nos clients, la mise en place et la structuration de dynamiques de veille collaborative permettent de soutenir de nouveaux modes de travail dans le cadre desquels l’ensemble des expertises métiers sont mises au service du développement de l’intelligence collective et de la construction transverse d’une coopérative de savoir, qui permette à chaque salarié d’être mieux éclairé et de contribuer au progrès collectif.
Au-delà des considérations purement productivistes, développer une dynamique d’intelligence collective est également génératrice de sens et d’engagement puisqu’elle invite chaque salarié, chaque métier de l’entreprise à alimenter et prendre part aux réflexions et orientations stratégiques, mais également à dessiner un futur souhaitable de l’entreprise autour d’objectifs et de visions partagées par tous.
Nos convictions : actionnabilité et expérience collaborateur unifiée de gestion de l’information
Permettre au salarié de donner du sens à l’information
Selon nous, pour naviguer dans ce nouvel écosystème informationnel, il est devenu indispensable d’outiller chaque salarié pour qu’il puisse répondre à ses besoins en information de manière simple et autonome et ainsi soutenir son efficacité opérationnelle.
Curebot est une plateforme de veille collaborative et d’intelligence collective qui permet de soutenir les dynamiques de recherche, de surveillance, de sélection, d’analyse de capitalisation, d’enrichissement, de production et de diffusion d’information et d’intelligence tant à l’échelle individuelle que massivement collective.
Simple d’utilisation, elle permet à chaque métier, à chaque collaborateur, en toute autonomie, de réduire le temps passé à identifier les informations pertinentes et de ne pas passer à côté des informations stratégiques. Chacun peut ainsi d’utiliser ce temps gagné pour passer de l’information à l’analyse et ainsi éclairer ses actions et décisions.
A titre d’exemple, chaque information peut être intégrée dans des workflows de travail tant individuels que collectifs et être facilement remobilisée lorsqu’elle est nécessaire (prise de décision, rendez-vous, production d’intelligence, communication, mise en conformité, réflexions stratégiques, etc.) que ce soit dans des dossiers intelligents, des espaces collaboratifs de travail, des rapports ou encore des newsletters.
Accompagner les nouveaux modes de travail
Nous encouragerons également les entreprises à mutualiser les efforts de recherche, de surveillance, de capitalisation, d’analyse, d’enrichissement, de production et de diffusion d’informations pour stimuler l’émergence d’intelligence collective et soutenir les performances individuelles et collectives
Deux décennies de transformations numériques en ont fait la preuve : le solutionnisme numérique n’est pas le meilleur chemin. Aucun outil n’est magique et le développement de nouveaux modes de travail décloisonnés, transverses et collaboratifs ne se décrète pas, il s’accompagne. C’est la raison pour laquelle nous sommes les seuls éditeurs du marché qui proposent d’adosser à leur solution une offre de conseil qui permette d’adapter cette nécessaire conduite du changement au contexte spécifique de votre entreprise.
L’accès à l’information au cœur de ces dynamiques
Première brique de ces dynamiques collaboratives : faciliter l’accès à l’information, pour permettre à chacun de trouver ce dont il a besoin au bon moment. En effet, quel que soit le type d’organisation, quel que soit le secteur d’activité concerné, l’ensemble des collaborateurs, tous métiers confondus, ont quotidiennement besoin d’informations pour :
- développer leurs connaissances et compétences pour leurs métiers, faire évoluer les modes de travail
- mieux connaitre leurs concurrents, leur marché, leurs clients et prospects
- soutenir les actions de communication et de marketing
- soutenir leurs prises de décisions, affiner ses orientations stratégiques
- se mettre en conformité face aux évolutions juridiques, technologiques…
Toutefois, la quantité d’informations disponibles tant à l’extérieur de l’entreprise qu’au sein de sa Digital Workplace est en croissance exponentielle et rend humainement complexe et chronophage les activités de recherche, de sélection et d’analyse d’information. Ces dernières années, les marqueurs de la surinformation en entreprise se multiplient dans les études [1], [2], [3], [4] :
- 70% des métiers sont concernés par les activités de recherche, analyse, production et partage d’information et de connaissances.l
- 74% des collaborateurs déclarent souffrir de sur-information et d’un sentiment d’urgence généralisé
- 72% des salariés trouvent problématique le volume croissant d’informations et de documents à gérer
- 60% des collaborateurs s’inquiètent de la perte de temps passée à l’activité de recherche d’informations
- 30% du temps de travail des salariés est dédié à l’activité de recherche d’information
- 72% des salariés expriment le besoin de gagner en efficacité par une meilleure fluidité des échanges d’informations et le développement de nouveaux modes de travail.
Difficile de répondre à ces besoins dans le contexte informationnel actuel
Si les entreprises ont adopté de nouveaux outils pour fluidifier les échanges entre salariés, ils ne semblent pas aujourd’hui suffisants pour répondre à ces enjeux informationnels.
En effet, le nombre croissant d’applicatifs métiers et transverses disponibles au sein de la Digital Workplace (RSE, CRM, LMS, messageries instantanées, espaces de stockages documentaires, plateformes de KM, etc.) rend l’expérience collaborateur de gestion de l’information souvent répétitive et fragmentée.
Bien souvent, la transformation numérique s’est accompagnée d’une transposition des silos organisationnels au sein de la Digital Workplace. Chaque métier développe des pratiques et utilise des espaces qui lui sont propres pour partager et stocker l’information. Ce cloisonnement nuit à la disponibilité et à la circulation du capital informationnel de l’entreprise.
Ainsi, la Digital Workplace a tendance à nourrir cette difficulté exprimée par les collaborateurs à identifier les informations dont ils ont besoin sans s’exposer à un stress informationnel marqué.
Un exemple assez frappant est celui de la logique de newsfeed, héritée des médias sociaux et reproduite dans les plateformes de collaboration (RSE, messageries instantanées…) dans lequel les informations sont souvent rapidement noyées et il où est complexe de les remobiliser lorsqu’elles seraient nécessaires.
Chez EspritsCo nous aimons parler d’actionnabilité de l’information.