Le projet de veille des Jeunes IHEDN - Retour d’expérience du comité Risques et Intelligence Économique
Depuis deux ans, EspritsCollaboratifs accompagne le comité Risques et Intelligence Économique des Jeunes IHEDN, dans la mise en place de leur dispositif de veille à grâce à la plateforme Curebot. Retour sur ce projet que nous sommes ravis d'accompagner, avec Alexandre Clabault, co-responsable du Comité Risques & Intelligence Économique.
Bonjour Alexandre, merci d’avoir accepté de répondre à nos questions. Pourriez-vous situer le contexte de la mise en place de votre projet ?
Première association de jeunes sur les enjeux de défense et de sécurité nationale, les Jeunes IHEDN ont pour objectif de faire rayonner ces enjeux dans la société civile, notamment par des actions de sensibilisation dynamisant les échanges entre sphère civile et écosystème de défense. A cet effet, l’association est structurée en délégations régionales, délégations internationales et comités thématiques, dont le comité Risques et Intelligence Economique (IE), qui ambitionne d’affiner son expertise sur les problématiques d’IE et de gestion des risques et des crises (la crise étant un risque qui a ‘’réussi’’) ; c'est notamment à ce titre qu’il a structuré l’organisation de la Nuit de la Gestion de Crises en 2019.
Quels étaient les objectifs du projet veille mis en place ?
Le comité Risques et Intelligence Economique a souhaité se doter d’un système de veille pour plusieurs raisons : premièrement, disposer d’un panorama complet de l’actualité sur les thématiques qui l’intéressent de manière à transformer cette dernière en opportunités (publications, tables-rondes…). Deuxièmement il s’agit aussi, au travers d’une newsletter, de diffuser une culture de l’IE et des risques à tous ses membres de manière homogène, de façon à pouvoir avancer au même rythme sur ces questions. Enfin, il permet à ceux qui ont une appétence particulière pour la veille de monter en compétences dans ce domaine de manière (très) concrète. Dans un deuxième temps, il a fallu également définir une stratégie ou un positionnement éditorial assez original et pertinent pour se différencier de l’existant dans le domaine de l’IE et des Risques & Crises, répondre aux besoins des membres et leur apporter une vraie valeur ajoutée.
Comment avez-vous procédé pour concrétiser ce projet ?
Suite à la définition de ces objectifs, nous avons réalisé une analyse comparative des différents outils de veille existants sur le marché, qui nous a fait retenir EspritsCollaboratifs et son outil Curebot à l’issue du benchmark. Après validation des objectifs et des outils, un premier brainstorming a permis de cadrer le périmètre du projet dans toutes ses dimensions (destinataires, temporalité, contenu…), d’appréhender et affiner les besoins informationnels ou concepts de l’IE, et de les traduire collectivement en mots-clés utiles au filtrage des sources.
A ce propos, pour établir leur corpus, nous nous sommes d’abord appuyés sur les catalogues de sources proposés par Curebot, validés et filtrés, avant d’élargir à des sources plus ciblées ou spécialisées, pour indexer parfois des parties de sites pertinentes très spécifiques, à l’instar de la section du site The Conversation traitant des chaînes d’approvisionnement. La dernière étape de ce volet a été de charger ces corpus sur Curebot à des fins de test et d’améliorations, jusqu’à ce que la pertinence des résultats soit au rendez-vous. Nous avons ensuite répliqué cette démarche sur la partie risques & crises de la même manière en capitalisant sur les bonnes pratiques de la partie IE, à savoir la construction d’un sourcing très fin, donc à haute valeur ajoutée.
Parallèlement, nous avons testé la diffusion progressive des résultats de cette partie sous forme de newsletter : d’abord aux membres du projet, puis ceux du comité, de telle sorte à exploiter les retours des destinataires comme autant de points d’amélioration. La partie risques & crises y a ensuite été ajoutée.
En dernier lieu et à toutes fins utiles, nous avons formalisé la méthodologie et les bonnes pratiques permettant de dérouler le projet depuis la définition de son périmètre jusqu’à la finalisation des résultats en livrables.
Selon vous, quelles ont été les réussites et les obstacles à surmonter au cours de ce projet ?
Les résultats sont parlants : ce sont ceux d’une veille très fine, repérant des informations à faible visibilité médiatique et à forte pertinence sur nos enjeux, confirmés par des retours très positifs, notamment sur la qualité de la newsletter enrichie des résumés et commentaires de l’équipe projet experte dans sa culture métier. On peut aussi noter que le fait de rebondir et créer le débat sur les actualités IE, risques & crises en afterworks virtuels a permis de dynamiser la communauté du comité en période de crise sanitaire et de confinements : défi dont la réussite n’est pas toujours acquise mais qui a été relevé et atteint, et qu’il s’agit aujourd’hui de poursuivre. Sur la partie actualités et acculturation, les objectifs sont donc remplis. A l’inverse, il est intéressant de constater que si la méthodologie peut structurer la recherche de sources pertinentes et les identifier, rien ne vaut la présence d’experts métier qui permettent d’aller plus vite et plus loin sur cette étape – et qui nous ont un peu fait défaut sur la partie risques & crises, pénalisant d’autant la valeur ajoutée de ses résultats.
Que retirez-vous de cette expérience ?
Concernant le projet, on peut retenir la dimension incontournable de l’expertise évoquée plus haut : sectorielle avec le spécialiste métier et méthodologique avec le veilleur-analyste. A défaut, les sites spécialisés représentent logiquement le meilleur canal d’acculturation à une problématique donnée, notamment quant au champ lexical. A titre personnel, ce projet a été l’occasion de monter en compétences sur la veille et notamment la gestion des flux RSS, matière première de tout dispositif de veille à haute valeur ajoutée : identifier des flux invisibles, savoir en créer pour les pages qui n’en ont pas et disposer des bons outils à cet effet sont autant de savoir-faire techniquement indispensables pour l’exhaustivité et la qualité des résultats. Si on a toujours la possibilité de filtrer, la valeur ajoutée des sources ou des rubriques spécialisées ne soutient pas la comparaison avec le filtrage. En effet une source spécialisée, du fait de son expertise et son champ lexical plus varié, permettra d’avoir un résultat plus pertinent qu’une requête de filtrage appliquée à plusieurs sources généralistes. Cette richesse et cette pertinence, seule une expertise pointue sur ces flux RSS permet de les faire ressortir du lot.
Dans quelle mesure la plateforme Curebot vous a-t-elle aidé à atteindre vos objectifs ?
Au-delà de la possibilité pour tout membre du projet de personnaliser sa veille en fonction des centres d’intérêts individuels et de se positionner comme référent sur un enjeu risques & crises ou IE particulier, la structuration des tags en thématiques, actions et destinataires ainsi que leur modularité ouvre des perspectives indéniables en termes de structuration, d’exploitation et de partage de l’information. Tout en autorisant le suivi des projets en cours, cette modularité parfois automatisée favorise le transfert de connaissances entre membres du projet et du comité, participant pleinement à l’ambition d’acculturation collective initialement définie.
Outre cette souplesse dans la structuration des connaissances, Curebot se signale par une approche de l’information qui explore toutes ses facettes : collecte, mentions, tags et dossiers, tableaux de bord, rapports et diffusion par newsletters. La diversité qui s’en dégage peut porter à confusion au début de la prise en main et exige de bien cerner les usages potentiels de chaque fonctionnalité (tags, mentions, smartfolders, dashboards…) pour maîtriser la chaîne de valeur de la veille telle que présentée par l’outil, en s’appuyant sur les tutoriels si besoin.
"Curebot se signale par une approche de l’information qui explore toutes ses facettes : collecte, mentions, tags et dossiers, tableaux de bord, rapports et diffusion par newsletters."
A l'issue de ce projet, que retenez-vous de l'accompagnement d'Esprits Collaboratifs ?
L’équipe d’EspritsCollaboratifs a su faire preuve d’efficacité et de réactivité dans la réponse aux besoins et objectifs du comité ainsi que la résolution des impondérables techniques, tout en apportant sa pleine valeur ajoutée dans la formation des utilisateurs et l’accompagnement du projet. On pourrait donc résumer cet accompagnement en trois mots : professionnalisme, personnalisation, collaboratif.
"L’équipe d’EspritsCollaboratifs a su faire preuve d’efficacité et de réactivité [...] tout en apportant sa pleine valeur ajoutée dans la formation des utilisateurs et l’accompagnement du projet."
De nouvelles réalisations en vue pour l’année prochaine ?
Dans une logique de synergies, il sera sans doute intéressant de faire bénéficier les autres comités de l’association de notre expertise méthodologique, de manière à ce qu’ils puissent également monter en puissance sur leurs sujets, et finalement davantage faire rayonner les Jeunes IHEDN. On envisage également de produire des dossiers de fond thématiques à partir de l’actualité des derniers mois structurée en ressources et centralisée sur la plateforme. Affaire à suivre !
